Slecht nieuws brengen: zeven vragen die je niet durft te stellen

Gepubliceerd op: 18 januari 2018

Slecht nieuws brengen is niet simpel. Of het nu over een wissel in de uurrooster gaat, een weigering van een beoogde loonsverhoging of een ontslag. Het zijn allemaal gesprekken die een vervelende boodschap overbrengen en daardoor op een emotionele reactie kunnen rekenen. Toch moeten ze gevoerd worden. Maar hoe doe je dat? Wanneer is het ideale moment? En wat doe je als de ontvanger plots emotioneel reageert? Annemie Verjans, senior consultant bij Select HR geeft antwoord op zeven prangende vragen die een slechtnieuwsbrenger zich stelt.

1. Hoe maak ik aan een medewerker duidelijk dat ik slecht nieuws heb? Stuur ik alvast een mailtje?

Annemie: 'Je kan een mailtje sturen, maar een telefoontje is toch persoonlijker. Zeg dat je iets wil bespreken en leg een afspraak vast. Blokkeer zelf genoeg tijd voor het gesprek en ga zo privé mogelijk samenzitten. Geef aan de persoon ook mee hoe lang het gesprek zal duren en laat niet te veel tijd tussen het maken van de afspraak en de afspraak zelf.'

2. Wanneer roep ik deze persoon bij mij om het slechte nieuws te brengen? 's Middags? 's Avonds als iedereen naar huis is? In het begin van de week? Op het einde?

Annemie: 'Dat maakt niet zo heel veel uit, belangrijk is wel dat het zo snel mogelijk gebeurt en dat je toch de gelegenheid hebt om ergens apart te gaan zitten.'

3. Val ik meteen met de deur in huis of draai ik eerst nog wat rond te pot?

Annemie: 'Val meteen met de deur in huis! Een korte introductie is natuurlijk aangewezen, maar het heeft geen zin om eerst nog over koetjes en kalfjes te praten. Je komt dus beter zo snel mogelijk to the point.'

4. Kan ik de klap niet wat verzachten met een paar verbloemingen? Het slechte nieuws op een goede manier brengen?

Annemie: 'Je mag natuurlijk de dingen positief verwoorden, maar verbloemen maakt alles nodeloos gecompliceerd. Duidelijkheid is het belangrijkste, de boodschap moet ten slotte wel overkomen. Ook al is het een negatieve boodschap. Je kan uiteraard wel warm, constructief en empathisch zijn tijdens het gesprek.'

5. Wat als mijn medewerker de boodschap niet meteen begrijpt?

Annemie: 'Na het brengen van het slechte nieuws is het belangrijk dat je even polst of de boodschap begrepen is. Wees direct en stel gewoon de vraag: 'Begrijp je wat dit concreet betekent?', 'Begrijp je wat er juist is gezegd?' Is het antwoord 'nee', herhaal dan de boodschap, eventueel verwoord op een andere manier.'

6. Wat als mijn medewerker emotioneel reageert door agressief te worden of te beginnen wenen?

Annemie: 'Emotionele reacties zijn heel normaal bij het krijgen van slecht nieuws. Laat ruimte voor deze emoties, sta hier voor open en veroordeel ze niet. Besef dat deze emoties niet zozeer naar jou persoonlijk bedoeld zijn, maar naar de boodschap en de situatie. Toch wordt die eerste reactie vaak op de boodschapper afgereageerd. Blijf kalm en stel uiteraard wel duidelijk grenzen, zeker bij fysieke agressie.'

7. Hoe sluit ik zo'n gesprek het beste af?

Annemie: 'Laat ruimte voor reacties van de medewerker en toon begrip voor zijn emoties. Betrek eventueel een neutrale partij om stoom af te blazen. Volg ook na het gesprek op hoe het gaat. Zorg er bijvoorbeeld voor dat er iemand stand-by is om de persoon naderhand op te vangen en dat hij nadien op een veilige manier thuisgeraakt.'

'Voor de nazorg na een ontslag kan je bijvoorbeeld bij het Outplacement-team van Select HR terecht. Zij staan klaar om meteen nadat het slechte nieuws is doorgedrongen, de eerste opvang te verzorgen op een discrete manier. Het zijn professionals die individuele begeleiding op maat aanbieden.'

Actuele blog artikelen

Meer blog artikelen