Gepubliceerd op: 8 mei 2023 Het afwijzen van kandidaten is nooit een gemakkelijke taak. Of je nu een HR-medewerker bent, een recruiter of een manager die betrokken is bij het wervingsproces, het is belangrijk om het afwijzingsproces zo goed mogelijk te beheren en de kandidaten op de juiste manier te informeren over hun status. In deze blogpost zullen we enkele tips delen over hoe je kandidaten op een respectvolle en professionele manier kunt afwijzen.
Wees snel en duidelijk
Zodra je hebt besloten dat een kandidaat niet geschikt is voor de baan, is het belangrijk om ze zo snel mogelijk op de hoogte te stellen. Niemand houdt ervan om in onzekerheid te worden gelaten, dus probeer binnen een redelijke termijn te reageren. Wees ook duidelijk in je boodschap. Vertel de kandidaat dat ze niet geselecteerd zijn en leg eventueel uit waarom. Geef ze ook het gevoel dat je hun inspanningen waardeert.
John Van der Tak, consultant bij Select Nederland, antwoordt altijd meteen: ‘Als een sollicitant via onze website solliciteert en ik zie meteen dat hij of zij niet geschikt is, laat ik dat zo snel mogelijk weten. Sluit een profiel wel aan bij wat we zoeken, dan bel ik hen meteen op. Ook al is dat geen 100% match. Ik luister naar hun verhaal en probeer raakvlakken te zoeken met andere vacatures. Zo kan ik hen wel verder helpen.’
Kies de juiste communicatiemethode
Hoe je de kandidaat op de hoogte brengt van hun status is ook belangrijk. Over het algemeen is het het beste om een persoonlijke e-mail te sturen, maar sommige bedrijven kiezen er misschien voor om te bellen of een brief te sturen. Gebruik in ieder geval een methode waarvan je denkt dat deze het meest geschikt is voor de kandidaat en de situatie.
John belt zijn kandidaten steeds op. ‘Ik bel hen meteen op en maak ook graag tijd voor een persoonlijke afspraak. Er gaan geen kandidaten van mij op gesprek bij onze klanten, zonder dat ik hen persoonlijk gezien heb.’
Geef de kandidaat feedback
Hoewel het niet altijd nodig is, kan het nuttig zijn om de kandidaat feedback te geven over hun sollicitatie. Dit kan hen helpen hun vaardigheden en ervaring te verbeteren en hen beter voor te bereiden op toekomstige sollicitaties. Als je besluit feedback te geven, zorg er dan voor dat het constructief en opbouwend is.
John kiest ervoor om eerst zelf te vragen aan de kandidaat in kwestie wat hij of zij ervan vond. Daarna stelt hij dezelfde vraag aan zijn klanten. Op die manier heeft hij de beide kanten. ‘Ik probeer het steeds positief om te draaien. Stel dat iemand niet de technische skills heeft maar wel de commerciële flair, dan stel ik voor om in een andere sector te gaan werken.’
‘Ik probeer ook steeds feedback mee te geven waar kandidaten iets mee zijn. Stel dat binnen een bepaalde functie een kandidaat onmiddellijk aan z’n plafond zou zitten. Dan zeg ik dat ook. Door zo’n feedbackgesprek leren kandidaten ook meer over zichzelf. Zo bracht ik onlangs iemand op het spoor om in de zorg te gaan werken. Ikzelf ben daar niets mee gewonnen, maar het helpt mijn kandidaat wel verder.’
Bied aan om in contact te blijven
Als je denkt dat de kandidaat goed zou passen bij het bedrijf, maar niet geschikt is voor de specifieke functie waarvoor ze hebben gesolliciteerd, bied dan aan om in contact te blijven. Je weet nooit wanneer er een andere functie beschikbaar komt waarvoor ze wel geschikt zijn. Dit kan ook helpen om een positieve relatie met de kandidaat op te bouwen voor toekomstige wervingsbehoeften.
‘In de huidige arbeidsmarkt zijn kandidaten jouw kapitaal. Ze zijn moeilijk te vinden en heb je er één vast, zorg dan dat je die niet kwijtgeraakt. Ook wanneer iemand niet geschikt is voor een specifieke functie, kan het aangeraden zijn om in contact te blijven. Zorg dat je een positieve houding aanneemt. Zo wil die kandidaat ook verder met jou in de toekomst.’
In conclusie, het afwijzen van kandidaten is nooit een gemakkelijke taak, maar het is belangrijk om het zo respectvol en professioneel mogelijk te doen. Wees snel en duidelijk, kies de juiste communicatiemethode, geef de kandidaat feedback en bied aan om in contact te blijven. Op deze manier kan je ervoor zorgen dat de kandidaat zich gewaardeerd voelt en hen helpen bij hun toekomstige sollicitaties.